Vi är tacksamma för att Ni åtagit Er att arrangera ett av våra svenska mästerskap i år. Det är ett både roligt, arbetsamt och hedrande uppdrag.
Vi vill med det här brevet lämna lite information som kan underlätta för Er i arbetet med att arrangera tävlingen. Det gäller bland annat kontakter med våra avdelningar Sport/Tävling och Information och Media, vikten av att ha en pressansvarig, kontakterna med media och med förbundets sponsorer i samband med våra mästerskap, Svenska Ridsportförbundets representation på SM samt praktiska detaljer.
Ett stort tack för att Du och din klubb engagerar dig i det finaste som vi har i ridsportsverige – Svenskt Mästerskap!
Vänliga hälsningar
Carina Sjöberg, generalsekreterare
Svenska Ridsportförbundet
SM-medaljer
För förmedling av SM-medaljer kontakta Maria Edlén, Sport/Tävling, maria.edlen@ridsport.se, 0220-456 04 senast 3 veckor innan mästerskapet. Vi behöver en kontaktperson och adress hos arrangören att sända medaljerna till. Maria Edlén står även för förmedling av RFs mästerskapstecken.
SM-täcken
Svenska Ridsportförbundets officiella leverantör av hästutrustning, Sjöhagen Wear, sponsrar samtliga SM med segertäcken. Täckena är marinblå och förbroderade med SM 2010, förbundslogotypen och Sjöhagens logotyp.
Övriga segertäcken går också att beställa från Sjöhagen Wear på arrangörens bekostnad.
För SM innan mitten på augusti – beställning måste vara inne senast 15 juni pga sommarsemestern.
Beställ via tel: 0142–80800 eller e-post: info@sjohagen.com
Svenska Ridsportförbundets representation
En ledamot från Svenska Ridsportförbundets förbundsstyrelse eller Tävlingssektionen kommer till mästerskapet och är prisutdelare.
Helena Höglund, Svenska Ridsportförbundets kansli helena.hoglund@ridsport.se, 0220-456 45 kontaktar arrangören i god tid och förmedlar kontakt med respektive styrelseledamot.
Vi behöver veta datum och tid för prisutdelningen, eventuell inbjudan till lunch eller annan tillställning i samband med SM och få biljetter/ ackreditering för två personer samt parkeringstillstånd. Vi vill att ni utser en kontaktperson som prisutdelaren kan hålla kontakt innan och under mästerskapet.
Sponsorer
Svenska Ridsportförbundets sponsorer Agria Djurförsäkring och KRAFFT avsätter varje år en ansenlig summa pengar på att sponsra en stor del av de svenska mästerskapen med pengar direkt till arrangörerna. Det är vi mycket tacksamma för och hoppas att det också ska underlätta för Er som arrangörer.
Om du har några frågor kring förbundssponsorernas engagemang kring SM, är du välkommen att höra av dig till emmelie.johansson@ridsport.se
Agria Djurförsäkring
Agria har via sitt huvudsponsoravtal med Svenska Ridsportförbundet rätt att vara huvudsponsor till samtliga SM. Men det betyder inte att Agria varje år sponsrar samtliga SM, däremot ska Agria alltid få frågan först.
Agria vill att ni kontaktar respektive säljchef/säljledare snarast, men absolut senast den 1 april för att diskutera sponsorsatsningen, oavsett när SM går. Om inte kontakt har tagits innan dess kan det vara svårt för Agria att vara med på aktuellt SM.
För rättigheten betalar Agria ett arrangörsstöd eller bidrar med hederspriser, som tillfaller arrangören direkt. Arrangören fakturerar den överenskomna summan till Svenska Ridsportförbundet, att. Helena Höglund.
Observera att moms aldrig får påföras beloppet.
KRAFFT
KRAFFT har via sitt förbundssponsoravtal valt att sponsra vissa SM-klasser. KRAFFT:s ombud tar själva kontakt med tävlingsarrangörerna och förhandlar villkoren direkt. Faktureringen sker direkt till KRAFFT.
Ta hand om press och media
Ett svenskt mästerskap ska ha en pressansvarig, en person som är speciellt utsedd att hålla kontakt med media, både den lokala pressen och riksmedia.
På vår hemsida www.ridsport.se finns ett material som heter Att vara pressansvarig. Ni hittar det under Tävling – Arrangera tävling. Direktlänk: http://www3.ridsport.se/pressansvarig
Förbundets avdelning Information och Media finns till hands för att stödja den som är pressansvarig med tips och råd både för praktiska arrangemang på tävlingsplatsen och hur man gör för att komma i kontakt med media, samt vilka uppgifter de behöver.
När ni planerar för ert mästerskap tänk på att media behöver ett arbetsutrymme, ett pressrum. Där ska det finnas arbetsbord och möjligheter till att koppla upp datorer, antingen via moden men allra helst via bredband eller trådlöst nätverk. Det är av vikt både för att få bilder till tidningar och bildbyråer, och många tidningar har numera ”direktsända” webbsidor.
Räknar ni med att få mycket publik, vilket det förhoppningsvis blir, så avsätt ett utrymme på läktaren för medias representanter.
Förbundets nyhetsbrev till media
Såsom SM-arrangör är ni välkomna att bifoga information och pressreleaser till vårt nyhetsbrev. Under tävlingshelgen hjälper vi till med resultatrapportering till bland annat TT.
Oavsett hur ni lagt upp arbetet med media är det viktigt att vi på förbundet får namn, telefonnummer och e-postadress till den som är pressansvarig.
Kontakta informationschef Lotta Amnestål, 0709-79 56 35 lotta.amnestal@ridsport.se angående praktisk frågor, information och utskick.
Annonsering på www.ridsport.se och i Häst & Ryttare
Såsom förening ansluten till SvRF får ni 30 procents rabatter på annonser i förbundets tidning Häst & Ryttare, som når förbundets ca 190 000 medlemmar.
Föreningar har också 30 procents rabatt på annonsering på www.ridsport.se.
För annonsbokning, kontakta Lotta Vikström, Swartling & Bergström Media AB, 08-545 160 66, 070-532 34 22, E-post: mia@sb-media.se
Utskick via förbundet
Svenska Ridsportförbundet skickar varje månad ut ett nyhetsbrev till de ca 1000 klubbar som är anslutna till förbundet. Såsom SM-arrangör har Ni möjlighet att marknadsföra er tävling genom att bifoga information i form av pdf-filer till nyhetsbrevet.
Kontakta Linda Claesson linda.claesson@ridsport.se 0220-456 30
Webb-TV
Svenska Ridsportförbundet i samarbete med Agria Djurförsäkring kommer att sända ett antal, inte alla, SM-finaler i webb-TV på hemsidorna www.ridsport.se och www.agria.se
Under 2010 sänds SM-finalerna i hoppning från Helsingborg och Stockholm, finalen i Ponnyallsvenskan och finalerna från Svenskt Avel och Sportchampionat. Dessa arrangörer får separat information.
För övriga SM-arrangörer som är intresserade av webb-TV kan Svenska Ridsportförbundet förmedla kontakt med webb-TV-bolag, men vi kan inte göra några ekonomiska åtaganden.
Lycka till med arrangemangen och SM!