Vi vill med det här brevet lämna lite information som kan underlätta för Er i arbetet med att arrangera tävlingen. Det gäller bland annat kontakter med våra avdelningar Sport/Tävling och Information och Media, vikten av att ha en pressansvarig, kontakterna med media och med förbundets sponsorer i samband med våra mästerskap, Svenska Ridsportförbundets representation på SM samt praktiska detaljer.

Ett stort tack för att Du och din klubb engagerar dig i det finaste som vi har i ridsportsverige – Svenskt Mästerskap!

Vänliga hälsningar
Carina Sjöberg, generalsekreterare
Svenska Ridsportförbundet
 
Kontaktpersoner
Svenska Ridsportförbundet är gärna ett stöd för dig som arrangör. Du är därför väldigt välkommen att höra av dig till oss om du har frågor.
Hoppning  Annika Ersgård, 0220-45614
Dressyr  Lena Svensson, 0220-45607
Fälttävlan, Voltige Helena Lindencrona, 0220-45616
Körning,   Mats Eriksson, 0220-45646
Distans, Funktionshinder Malin Berntzen, 0220-45601
Ponny  Daniel Bergqvist, 0220-45608
Övergripande frågor Wiveka Lundh, 0220-45605

SM-medaljer
För förmedling av SM-medaljer kontakta Helena Lindencrona, Sport/Tävling, 0220-456 16 senast 3 veckor innan mästerskapet. Vi behöver en kontaktperson och adress hos arrangören att sända medaljerna till. Helena Lindencrona står även för förmedling av RF’s mästerskapstecken.
.
SM-täcken
Såhär gör ni som arrangör för att beställa täcken till SM:
Beställ via tel: 0142–80606 eller e-post: info@novaproduktion.se
Täckena är marinblå och förbroderade med SM 2011 samt förbundslogotypen.
Övriga segertäcken går också att beställa från Nova Horse and Trading på arrangörens bekostnad.
För SM innan mitten på augusti – beställning måste vara inne senast 15 juni pga. sommarsemestern.

Svenska Ridsportförbundets representation
En ledamot från Svenska Ridsportförbundets förbundsstyrelse eller Tävlingssektionen kommer till mästerskapet och är prisutdelare.
Helena Höglund, Svenska Ridsportförbundets kansli, 0220-456 45 kontaktar arrangören i god tid och förmedlar kontakt med respektive representant.

Vi behöver veta datum och tid för prisutdelningen, eventuell inbjudan till lunch eller annan tillställning i samband med SM och få biljetter/ackreditering för två personer samt parkeringstillstånd. Vi vill att ni utser en kontaktperson som prisutdelaren kan hålla kontakt innan och under mästerskapet.

Sponsorer
Svenska Ridsportförbundets sponsor, Agria Djurförsäkring, avsätter varje år en ansenlig summa för att stödja arrangörerna av de svenska mästerskapen. Det är vi mycket tacksamma för och hoppas att detta bidrag ska underlätta för Er som arrangörer.

Om du har några frågor kring förbundssponsorernas engagemang kring SM, eller andra frågor gällande marknadsföring är du välkommen att höra av dig till emmelie.johansson@ridsport.se 

Agria Djurförsäkring
Agria har via sitt huvudsponsoravtal med Svenska Ridsportförbundet rätt att vara en av huvudsponsorerna till samtliga SM. Det betyder inte att Agria varje år sponsrar samtliga SM med centralt arrangörsstöd, Agria ska ändå alltid få frågan först.
Agria vill att ni kontaktar respektive säljchef/säljledare för att diskutera möjligheten till lokalt samarbete vid ert SM. För att säkerställa Agrias möjligheter att medverka vid aktuellt SM är det bra om kontakten tas snarast men senast 1 april, oavsett när SM går.

Ta hand om press och media
Ett svenskt mästerskap ska ha en pressansvarig, en person som är speciellt utsedd att hålla kontakt med media, både den lokala pressen och riksmedia. På vår hemsida finns ett material som heter Att vara pressansvarig. Direkt länk http://www3.ridsport.se/pressansvarig

Förbundets avdelning Information och Media finns till hands för att stödja den som är pressansvarig med tips och råd både för praktiska arrangemang på tävlingsplatsen och hur man gör för att komma i kontakt med media, samt vilka uppgifter de behöver.
När ni planerar för ert mästerskap tänk på att media behöver ett arbetsutrymme, ett pressrum. Där ska det finnas arbetsbord och möjligheter till att koppla upp datorer, antingen via moden men allra helst via bredband eller trådlöst nätverk. Det är av vikt både för att få bilder till tidningar och bildbyråer, och många tidningar har numera ”direktsända” webbsidor.

Räknar ni med att få mycket publik, vilket det förhoppningsvis blir, så avsätt ett utrymme på läktaren för medias representanter.

Förbundets nyhetsbrev till media
Såsom SM-arrangör är ni välkomna att bifoga information och pressreleaser till vårt nyhetsbrev. Under tävlingshelgen hjälper vi till med resultatrapportering till bland annat TT. Oavsett hur ni lagt upp arbetet med media är det viktigt att vi på förbundet får namn, telefonnummer och e-postadress till den som är pressansvarig.
Kontakta informationschef Lotta Amnestål, 0709-79 56 35, angående praktisk frågor, information och utskick.

Annonsering på www.ridsport.se och i Häst & Ryttare
Såsom förening ansluten till SvRF får ni 30 procents rabatter på annonser i förbundets tidning Häst & Ryttare, som når förbundets ca 170 000 medlemmar.  Föreningar har också 30 procents rabatt på annonsering på www.ridsport.se

För annonsbokning; Mia Lagerbäck,  08 545 160 70 eller 0703 19 09 10

Utskick via förbundet
Svenska Ridsportförbundet skickar varje månad ut ett nyhetsbrev till de ca 950 klubbar som är anslutna till förbundet. Såsom SM-arrangör har ni möjlighet att marknadsföra er tävling genom att bifoga information i form av pdf-filer till nyhetsbrevet.
Kontakta Annica Feltendal

Webb-TV
Svenska Ridsportförbundet i samarbete med Agria Djurförsäkring kommer att sända ett antal, inte alla, SM-finaler i webb-TV på hemsidorna www.ridsport.se och www.agria.se
Kontakt tas med respektive SM-arrangör i god tid.
För övriga SM-arrangörer som är intresserade av webb-TV kan Svenska Ridsportförbundet förmedla kontakt med webb-TV-bolag, men vi kan inte göra några ekonomiska åtaganden.

Lycka till med arrangemangen och SM!